Guide sur le processus d’offre raisonnable

 

Qu’est-ce que le processus d’offre raisonnable?
Si la médiation proposée par le Conseil n’a pas abouti à un règlement à l’amiable, l’intimé peut présenter son offre au Conseil pour que celui-ci l’étudie et détermine si elle est raisonnable.

De plus, dans certains cas, l’intimé peut choisir de demander soit pendant la médiation avant enquête, soit pendant l’enquête (mais seulement une fois) que le Conseil évalue le caractère raisonnable de son offre.

Comment l’intimé doit-il s’y prendre pour demander au Conseil d’examiner son offre?
L’intimé doit mettre son offre par écrit, la fournir au médiateur et indiquer que l’offre doit être transmise au Conseil pour que ce dernier l’étudie au cas où le plaignant la rejetterait. À ce stade, les négociations entre les parties sont terminées. En fonction de l'offre, le médiateur peut rédiger une ébauche de documents de règlement, notamment une entente de principe et une quittance, et les présenter à l’intimé pour qu’il puisse vérifier si ces documents couvrent tous les points contenus dans son offre de règlement.

Jusqu’à quel point l’offre doit-elle être détaillée?
L’offre doit tenir sur un maximum de 5 pages recto seulement de papier de format lettre (8,5 po sur 11 po), dactylographiées ou écrites lisiblement, comptant chacune 500 mots au plus. Elle doit expliquer avec précision comment l’intimé propose de remédier à la discrimination alléguée dans la plainte. L’offre peut comprendre une partie argumentaire ou des calculs détaillés pour appuyer les mesures de redressement ainsi que d’autres renseignements ou éléments de preuve pour montrer le caractère raisonnable de celle-ci. La limite de cinq pages inclut les éléments de preuve servant à appuyer la position de l'intimé comme les reçus ou les bordereaux de paie. Dans certains cas, l’offre peut contenir une disposition selon laquelle l’intimé fournira une lettre d’excuse ou de recommandation ou selon laquelle il élaborera ou changera une politique afin d’empêcher que la discrimination ne survienne de nouveau (de tels documents ne seront pas sujets à la limite de cinq pages). Pour des raisons d’accessibilité, nous encourageons la soumission de documents électroniques en format Word.

Est-ce que le plaignant a un rôle à jouer dans le processus d’offre raisonnable?
Le médiateur fournira au plaignant une copie de l’offre de l’intimé et de l’ébauche des documents de règlement avant que ceux-ci ne soient déposés au Conseil. Si le plaignant choisit de rejeter l’offre, il aura la possibilité d’envoyer une réponse au Conseil qui explique pourquoi il croit que l’offre n’est pas raisonnable. La réponse doit tenir sur un maximum de 5 pages recto seulement de papier de format lettre (8,5 po sur 11 po), dactylographiées ou écrites lisiblement, comptant chacune 500 mots au plus. Elle peut comprendre des éléments de preuve ou d’autres renseignements pour appuyer la position du plaignant. Pour des raisons d’accessibilité, nous encourageons la soumission de documents électroniques en format Word. Si l’intimé demande à voir le document déposé par le plaignant, ce document lui sera fourni après que le dossier aura été traité devant le Conseil.

Est-ce que le Conseil tiendra compte d’autres renseignements dans son évaluation de l’offre?
Pour évaluer l’offre de règlement de l’intimé, le Conseil aura généralement à sa disposition les documents suivants :

  • la plainte;
  • la réponse à la plainte (ne s’applique qu’à la médiation proposée par le Conseil);
  • le rapport d’évaluation de l’enquête et les observations reçues en réponse à celui-ci (ne s’applique qu’à la médiation proposée par le Conseil);
  • l’offre de l’intimé;
  • l’ébauche d’une entente de principe et d'une quittance (le cas échéant);
  • la réponse du plaignant à l’offre.

Comment détermine-t-on le caractère raisonnable d'une offre?
L’offre de l’intimé ne peut être considérée comme raisonnable que si le Conseil trouve qu’elle s’approche de ce qu’un arbitre accorderait vraisemblablement au plaignant si celui-ci se rendait à une audience d’arbitrage et que les allégations énoncées dans la plainte se révélaient vraies.

Le Conseil tiendra compte des mesures de redressement qu’un arbitre peut ordonner si, à l’issue de l’audience, la plainte est réglée à l’avantage du plaignant conformément au paragraphe 43(2) du Code. Cela peut inclure des indemnités pour les pertes financières, des dommages-intérêts pour l’atteinte à la dignité, aux sentiments ou à l’amour-propre d’une partie ou des changements aux comportements, aux politiques ou aux pratiques de l’intimé. L’arbitre tiendra aussi compte des efforts faits par le plaignant pour limiter les pertes et les préjudices entraînés par la discrimination.

Consultez le Guide des recours ou la politique du Conseil sur les offres raisonnables pour obtenir des renseignements additionnels.

Comment le Conseil communique-t-il sa décision?
Le Conseil informera les parties par écrit de sa décision sur le caractère raisonnable ou non de l’offre présentée par l’intimé.

La suite des procédures dépendra du contexte dans lequel l’offre a été faite (pendant la médiation proposée par le Conseil ou à un autre moment dans le processus de plainte). Consultez le Guide de la médiation de la Commission ou le Guide de la médiation avant enquête pour vous renseigner sur la suite des procédures.