Guide de réponse à une plainte

Le présent document contient des renseignements importants qui visent à vous aider à préparer une réponse à la plainte déposée contre vous.



  1. Lisez la plainte : Veuillez lire la plainte attentivement et au complet avant de commencer à y répondre.

  2. Répondez aux allégations contenues dans la plainte : En utilisant un système de numérotation, veuillez rédiger votre réponse aux allégations contenues dans la plainte. Indiquez les points de la plainte avec lesquels vous êtes en accord ou en désaccord. Si vous êtes en désaccord avec des éléments de la plainte, donnez votre version de ce qui s’est passé en donnant des renseignements supplémentaires au besoin pour fournir un portrait complet de la situation.

  3. Numérotez les éléments de votre réponse : Veuillez utiliser la même numérotation que celle de la plainte lorsque vous écrivez votre réponse. Si cela peut aider votre réponse à être claire, vous pouvez aussi utiliser une numérotation subsidiaire, surtout s’il y a plus d’une « idée » par phrase ou par paragraphe. Nous avons besoin de savoir exactement à quelle allégation vous répondez et quelle est votre réponse.

  4. Fournissez des documents justificatifs : S’il existe un document écrit qui appuie ce que vous dites dans votre réponse, veuillez nous en fournir une copie (et conservez l’original dans un endroit sûr). Par exemple, il pourrait y avoir une différence d’opinions relativement au nombre d’heures de travail d’un employé. Dites-nous quelles ont été les heures de travail effectuées et fournissez les feuilles de temps qui le prouvent.

    Si vous pensez que le plaignant a des documents qui pourraient nous aider dans notre enquête, dites-le-nous et indiquez de quels documents il s’agit.

  5. Fournissez une liste de témoins : S’il y a des personnes que vous croyez en mesure d’appuyer ce que vous dites dans votre réponse (en raison de ce qu’elles ont vu ou entendu ou de ce que quelqu’un leur a dit), veuillez fournir leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse, si vous les connaissez. Veuillez également préciser brièvement ce que chacun des témoins suggérés peut être en mesure de déclarer.

  6. Relisez-vous : Avant de nous envoyer votre réponse, relisez-la au complet pour être certain d’avoir répondu à tous les points de la plainte.

  7. Présentez votre réponse à la Commission dans les délais requis : Présentez votre réponse et tout document additionnel à la Commission aussitôt que possible et au plus tard à la date limite indiquée sur la lettre d’accompagnement. Gardez une copie de votre réponse et des documents fournis pour vous-même. Si vous avez des questions concernant le délai à respecter, veuillez communiquer avec George Sarides, directeur adjoint, en composant le 204-945-5815.

  8. Comment présenter votre réponse : En conservant une copie pour vous-même, veuillez envoyer votre réponse par voie électronique en format Word à hrc@gov.mb.ca (les pièces jointes à la réponse peuvent être fournies dans un format autre que Word) ou par la poste à l’adresse suivante :

    À l’attention de : Réponses
    Commission des droits de la personne du Manitoba
    175, rue Hargrave, 7e étage
    Winnipeg (Manitoba) R3C 3R8

Autres points importants :

Le style d’écriture : Nous n’évaluerons pas la qualité de votre rédaction, notre but est simplement d’obtenir toute l’information pertinente.

Vous ne savez pas si vous devez fournir un renseignement ou un document? Demandez-vous s’il y a un rapport avec la plainte ou votre réponse et si oui, lequel. Si vous pensez qu’il y a un rapport, envoyez-nous le renseignement ou le document et dites-nous pourquoi vous pensez que nous devrions l’examiner. Si vous avez des questions sur ce que vous devriez inclure dans votre réponse, veuillez vous adresser à Heather Unger, gestionnaire intérimaire des enquêtes et de l’élaboration des politiques, en composant le 204-945-5811.

Ne détruisez rien : Gardez tout ce qui pourrait avoir un rapport avec l’enquête : les documents, les papiers, les courriels, les dossiers, les messages sur les répondeurs, etc.

Veuillez noter que votre réponse sera transmise au plaignant (sans les pièces jointes), mais que les renseignements qui permettent d’identifier les tierces parties auront été supprimés.